====== evasys: Informationen für Teiladministrator/innen ====== ===== Vorbereitende Maßnahmen ===== ==== Erstellung der Grunddatentabelle ==== Bitte füllen Sie zunächst die Grunddatentabelle mithilfe Ihres/Ihrer Studiendekans/-dekanin und Ihren Dozierenden aus. === Wichtige Felder === {{:evaluation:grunddatentabelle_spalten1.jpg?nolink|}} * Spalte A: "usertype": Darauf achten, dass "Dozent" eingetragen ist * Spalte B: "surname": Nachname * Spalte C: "firstname": Vorname * Spalte D: "title": wird prinzipiell frei gelassen, Titel kann auch bei "surname" ergänzt werden * Spalte E: "email": E-Mailadresse, an die Umfragedetails und Report verschickt werden * Spalte F: "program of studies": Studiengang * Spalte G: "course code": eindeutige Kurskennung * Spalte H: "course name": Name der Lehrveranstaltung * Spalte I: "secondary_instructor_external_ids": Soll der/die Studiendekan/-in z.B. bei Lehrbeauftragten eine Kopie des PDF-Reports erhalten, muss bei den entsprechenden Lehrveranstaltungen das offizielle Hochschulkürzel (Anmeldename des offiziellen Hochschulaccounts) des/der Studiendekan/-in eingetragen werden * Spalte J: "course_participants": dient der Berechnung der Rücklaufquote * Spalte K: "course_type": 1 = Vorlesung * Spalte L: "Fragebogen": Auswahl des gewünschten Fragebogens * Spalte M: "Typ": Online * Spalte N: "Evaluationsende": Datum, an dem die Umfrage geschlossen werden soll über "Geplante Vorgänge". Bitte beachten: Das Datum muss manuell eingegeben werden, d.h. je mehr unterschiedliche Enddaten es gibt, desto höher der Aufwand! Bei einem Enddatum kann dies für alle hinterlegt werden. **Hinweis:** Es empfiehlt sich, die Tabelleninhalte nach dem Alphabet zu sortieren. Dies erleichtert das spätere Anlegen der Umfragen. ==== Erstellung der csv-Datei ==== Wählen Sie das Tabellenblatt "Funktionen" und klicken Sie auf "CSV generieren" {{:evaluation:csv_generieren.jpg?400|}} Die neu generierte csv-Datei finden Sie im selben Ordner wie die Excel-Datei. **Wichtig**: Bitte öffnen Sie die CSV-Datei und überprüfen Sie, ob alle notwendigen Spalten generiert und gefüllt wurden. {{:evaluation:csv_datei.jpg|}} Oftmals fehlt die Spalte "course_type", Inhalt "1", weshalb es dann zum fehlerhaften Import kommt. Sollte die Spalte "course_type" fehlen, kann diese auch manuell in der CSV-Datei hinzugefügt werden. ===== Einspielen der Datei in evasys ===== Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf [[https://evasys2.haw-landshut.de/]] ein. Sie sehen Ihren Teilbereich. ==== Anlegen der Lehrveranstaltungen/neuer Nutzer/-innen ==== * Um zunächst die Lehrveranstaltungen und ggf. neue Dozent/-innen per CSV anzulegen, scrollen Sie an das Ende der Nutzerliste zu "Nutzerliste aus CSV-Datei importieren" und wählen Sie die CSV-Datei über "Durchsuchen" aus. * Wichtig: Haben Sie Sekundärdozenten (s.o. Spalte I), dann muss der erste Haken bei der entsprechenden Option aktiviert werden. * Klicken Sie anschließend auf "Importieren". * Die Lehrveranstaltungen des aktuellen Semesters sowie ggf. neue Nutzerinnen und Nutzer sind angelegt. ===== Generieren der Umfragen ===== **Hinweis:** Diesen Vorgang müssen Sie für jeden Fragebogen extra durchführen. Es empfiehlt sich daher, in der Excel-Grunddatentabelle die Filterfunktion zu nutzen und nur die gewünschten Lehrveranstaltungen eines Fragebogens auflisten zu lassen. Auch die alphabethische Sortierung der Dozierenden ist sinnvoll für leichteres Arbeiten. * Um die einzelnen Umfragen anzulegen, wählen Sie im Menü "Umfrage generieren". {{:evaluation:umfrage_generieren_1.jpg?nolink|}} * Wählen Sie 1. Ihren Teilbereich * 2. die aktuelle Erhebungsperiode * 3. die Lehrveranstaltungsart (meist "Vorlesung") * 4. den gewünschten Fragebogen * Unter 5. Lehrveranstaltung(en) wählen Sie entsprechend der Grunddatentabelle die Lehrveranstaltungen für den unter 4. gewählten Fragebogen. Die Strg-Taste + Großtaste helfen. * Wählen Sie bei "Online" die Option "Losungsbasiert" und setzen Sie den Haken bei "Zeitsteuerung" * Mit "Umfragen generieren" werden die Umfragen erstellt. ===== Zeitsteuerung / Geplante Vorgänge ===== Im nächsten Punkt können Rücklaufquotenbenachrichtigungen und das Enddatum der Umfrage eingestellt werden. **Hinweis:** Sind individuelle Enddaten der Umfragen gewünscht, müssen Sie diesen Vorgang für jede Umfrage einzeln vornehmen. ** Losungsverfahren:** Da bei der Nutzung des Losungsverfahrens keine E-Mails der Studierenden hinterlegt sind, sind nur die Punkte 3. Rücklaufquotenbenachrichtigung und 4. Umfrage beenden notwendig. ==== Rücklaufquotenbenachrichtigung ==== {{ :evaluation:ruecklaufquote2.jpg?nolink&400|}} **Rücklaufquotenbenachrichtigung**: Sollen die Lehrenden zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Information über die bisherigen Rückläufer erhalten (Berechnung anhand der in der Grunddatentabelle angegebenen Teilnehmendenzahlen), kann dies hier eingestellt werden (prinzipiell 2 Wochen vor Enddatum). ** 3. Rücklaufquotenbenachrichtigung ** * Klicken Sie zunächst auf "Aktivieren". * Stellen Sie dann unter "Datum" das gewünschte Datum ein. * Fügen Sie unter "Liste der Empfänger" den/die "Dozent/in der Lehrveranstaltung" hinzu. * Für alle übernehmen / Speichern: Haben Ihre Umfragen alle dasselbe Rücklaufquotendatum, können Sie "Für alle übernehmen" klicken. Möchten Sie jede generierte Umfrage einzeln ändern, wählen Sie "Speichern". ==== Umfrage beenden ==== {{ :evaluation:umfrage_beenden_1.jpg?nolink&400|}} ** 4. Umfrage beenden ** * Klicken Sie zunächst auf "Aktivieren". * Stellen Sie dann unter "Datum" das gewünschte Enddatum ein, an der die Umfrage geschlossen werden soll. * ** Wichtig: ** Aktiveren Sie den Haken "Automatischer Auswertungsversand (PDF) an den Dozenten/die Dozentin" * Für alle übernehmen / Speichern: Haben Ihre Umfragen alle dasselbe Enddatum, können Sie "Für alle übernehmen" klicken. Sie Möchten Sie jede generierte Umfrage einzeln ändern, wählen Sie "Speichern". ===== Serienvorgänge ===== {{ :evaluation:serienvorgaenge1.jpg?nolink&600|}} Über die Funktion "Serienvorgänge" kann der Versand der Losung/des Umfragelinks und der Umfragedetails an die Dozierenden automatisiert angestoßen werden. * Wählen Sie "TANs/Losung an Dozenten versenden". * Setzen Sie den Haken bei "Umfragen mit bereits versandten Dokumenten ausblenden", damit Sie sehen, welche Umfragen noch ausstehend sind. * Wählen Sie 1. Ihren Teilbereich * 2. die aktuelle Erhebungsperiode * 3. die Lehrveranstaltungsart (meist "Vorlesung") * 4. den gewünschten Fragebogen. Sie können auch mehrere Fragebogen gleichzeitig auswählen. * Unter 5. Lehrveranstaltung(en) wählen Sie die Lehrveranstaltungen oder markieren alle Lehrveranstaltungen. * Mit "Ausführen" wird der Sendevorgang gestartet. * Nach erfolgreichem Versand erhalten Sie eine Benachrichtigung. [[evasys:evaluation|zurück zu Evaluation]]